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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 18. Mai 2026

§ 1 Vertragsgegenstand, Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Bereitstellung der Transportmanagement-Software „Flicono AI" einschließlich aller damit verbundenen Dienste, insbesondere der Web-Anwendung (app.flicono.ai), der Mobile-App, der KI-gestützten Auswertung von E-Mails und Aufträgen, der Speicherung von Kunden- und Auftragsdaten sowie des Supports.

Anbieter ist die Flicono LLC, PO Box 66124, Mobile, AL 36660-1124, United States (nachfolgend „Flicono AI", „Flicono LLC" oder „wir"). Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden erkennen wir nicht an, es sei denn, wir hätten ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Bei laufenden Geschäftsbeziehungen gelten diese AGB auch für alle künftigen Verträge.

Ausschließlich Unternehmer-Geschäft (B2B): Die Angebote der Flicono LLC richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind nicht zur Vertragsanbahnung berechtigt. Mit der Bestellung versichert der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

Bei Kunden mit Sitz in der Europäischen Union erfolgt die Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren gemäß Art. 196 MwStSystRL. Der Kunde ist verpflichtet, seine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) im Rahmen der Registrierung anzugeben. Können wir die USt-IdNr. nicht über das EU-MIAS-Portal verifizieren, behalten wir uns vor, die Bestellung abzulehnen.

§ 2 Angebote, Vertragsschluss

Unsere Angebote sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden. Der Kunde ist 14 Tage an seine auf einen Vertragsschluss gerichtete Erklärung gebunden. Ein Vertrag kommt durch unsere schriftliche Bestätigung der Bestellung zustande oder durch Bereitstellung der vereinbarten Services. Bei Buchung der Self-Service-Pläne über app.flicono.ai/register gilt die elektronische Bestätigung der Registrierung als Vertragsschluss.

§ 3 Services und Bereitstellung

Leistungsumfang

Flicono AI stellt die Software-as-a-Service-Plattform auf eigenen oder von Partnern betriebenen Rechenzentren im europäischen Wirtschaftsraum (EWR) für einen vertraglich definierten Zeitraum und in der gebuchten Tier-Stufe bereit. Die Plattform umfasst:

  • Auftragsmanagement und Disposition
  • KI-gestütztes Parsing eingehender E-Mails (Mail → Auftrag)
  • Live-Karte mit Fahrzeug-Tracking und Routen-Optimierung
  • Messenger mit Sender-Threading und KI-Zusammenfassungen
  • Rechnungserstellung über angeschlossene Buchhaltungs-Integration (z. B. sevDesk)
  • Zahlungsabwicklung über Stripe (inkl. Stripe Connect für Reseller-Setups)
  • API-Zugang im Enterprise-Tarif

Verfügbarkeit

Wir streben eine Verfügbarkeit der Services von 99,5 % im Monatsmittel an, gemessen am Datacenter-Ausgang. Wartungsfenster sowie Ausfälle, die wir nicht zu vertreten haben, zählen nicht in die Verfügbarkeit ein. Im Enterprise-Tarif gilt die separate SLA- Vereinbarung mit erweiterten Garantien.

Datenspeicherung

Wir speichern die Kundendaten auf Servern innerhalb des EWR (Primärstandort: Frankfurt/D). Für die KI-gestützten Funktionen werden zur Verarbeitung erforderliche Inhalte zudem an unseren Sub-Auftragsverarbeiter Anthropic PBC (USA) übermittelt — ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Funktionen und nicht zum Modell-Training. Details siehe Datenschutzerklärung.

Zugangsdaten

Der Kunde erhält nach Vertragsschluss bzw. Self-Service-Registrierung die für den Zugang erforderlichen Daten. Bei kostenpflichtigen Diensten erfolgt der vollständige Zugriff erst nach Eingang der ersten Zahlung. Flicono AI ist berechtigt, Zugangsdaten mit angemessener Vorankündigung zu ändern.

Laufzeit, Verlängerung, Kündigung

Die Vertragslaufzeit beginnt mit der Bereitstellung der Services. Self-Service-Verträge (Starter, Team) sind monatlich kündbar; bei jährlicher Vorauszahlung beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate. Verträge verlängern sich automatisch um die jeweils zuvor vereinbarte Laufzeit, wenn sie nicht spätestens einen Monat vor Ablauf in Textform gekündigt werden. Enterprise-Verträge unterliegen einer separaten Vereinbarung.

Pflichten des Kunden

  • Der Kunde sichert seine Kundendaten regelmäßig und der Bedeutung der Daten entsprechend. Wir empfehlen einen wöchentlichen Export wesentlicher Daten.
  • Der Kunde hält die anwendbaren Datenschutzgesetze (insb. DSGVO) ein und holt die für die Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter erforderlichen Einwilligungen ein. Insbesondere bei Verbindung des Mail-Postfachs ist der Kunde verantwortlich, dass er das Recht hat, die enthaltenen Daten an Flicono AI zu übermitteln.
  • Der Kunde beachtet alle Rechte Dritter an von ihm verwendetem Material (Texte, Bilder, Logos, Markenrechte).
  • Der Kunde prüft Daten vor dem Upload mit dem Stand der Technik entsprechenden Virenschutzprogrammen.
  • Der Kunde nutzt die Services nicht für rechts- oder sittenwidrige Inhalte, insbesondere nicht zur Volksverhetzung, Anleitung zu Straftaten oder Gewaltverherrlichung.
  • Der Kunde trifft angemessene Vorkehrungen gegen unberechtigten Zugang und hält seine Passwörter geheim.

Sperrrecht

Flicono AI ist nach vorheriger Benachrichtigung des Kunden berechtigt, den Zugriff auf die Services und die Kundendaten zu sperren, wenn der Kunde gegen wesentliche Pflichten dieser AGB verstößt.

Drittnutzer

Wenn der Kunde Dritten (z. B. Mitarbeiter:innen, Sub-Unternehmer) Zugang zu den Services gewährt, verpflichtet er diese in gleicher Weise zur Einhaltung dieser AGB. ASP- oder Service-Bureau-Nutzung außerhalb des eigenen Betriebs des Kunden ist untersagt.

§ 4 Softwareüberlassung und Nutzungsrechte

Flicono AI räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software in dem im jeweiligen Tarif vereinbarten Umfang (Anzahl Named User, Anzahl Fahrzeuge, Anzahl Aufträge) ein. Die Nutzung erfolgt ausschließlich über die von Flicono AI bereitgestellten Schnittstellen (Web-App, Mobile-App, dokumentierte API).

Der Kunde darf insbesondere nicht:

  • die Software modifizieren, anpassen, übersetzen, dekompilieren, disassemblieren oder einem Reverse Engineering unterziehen, soweit dies nicht für die bestimmungsgemäße Nutzung oder die Herstellung der Interoperabilität mit einem unabhängig geschaffenen Programm erforderlich und gesetzlich gestattet ist;
  • die Software über die vertraglich vereinbarte Anzahl Named User hinaus vervielfältigen oder Dritten zugänglich machen;
  • Marken-, Urheberrechts- oder andere Schutzrechtsvermerke entfernen;
  • die Software vermieten, verleihen oder sonst zeitweise an Dritte überlassen.

§ 5 Support, Schulung

Flicono AI leistet Support nach Maßgabe des jeweils gebuchten Tarifs:

  • Starter: Self-Service über Dokumentation und Community
  • Team: Live-Support per Chat, Antwortzeit innerhalb eines Werktages
  • Enterprise: Dedicated Customer Success, Priorisierter Support gemäß SLA

Individuelle Schulungen können gegen separate Vergütung gebucht werden.

§ 6 KI-Komponenten und Beschränkungen

Flicono AI nutzt KI-Modelle (Anthropic Claude) für Mail-Parsing, Zusammenfassungen, Routen-Optimierung und ähnliche Funktionen. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass KI- generierte Ergebnisse stochastisch sind und nicht in jedem Einzelfall fehlerfrei. Insbesondere sind die folgenden Punkte vom Kunden zu beachten:

  • KI-generierte Aufträge müssen vor der finalen Auftragsbestätigung durch den Kunden geprüft werden.
  • KI-Zusammenfassungen ersetzen nicht die Originaldokumente.
  • Flicono AI haftet nicht für Folgen aus der ungeprüften Übernahme KI-generierter Inhalte in den operativen Workflow des Kunden.

§ 7 Subunternehmer / Sub-Auftragsverarbeiter

Flicono AI ist berechtigt, zur Erbringung der Leistungen Subunternehmer einzuschalten (z. B. Cloud-Hosting, KI-Verarbeitung, Zahlungsdienstleister). Eine aktuelle Liste der Sub-Auftragsverarbeiter findet sich in unserer Datenschutzerklärung.

§ 8 Vergütung

Die Vergütung richtet sich nach dem im Vertrag bzw. bei der Online-Registrierung ausgewählten Tarif. Sie wird monatlich oder jährlich im Voraus fällig und ist auch dann geschuldet, wenn der Kunde die Leistungen nicht oder nicht vollständig nutzt. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Rechnungen werden elektronisch (PDF) übermittelt. Eine Versendung in Papierform ist gegen eine Gebühr von 3,50 € zzgl. USt. pro Rechnung möglich.

Die Zahlung erfolgt über die im Stripe-Checkout gewählte Zahlungsmethode (Lastschrift, Kreditkarte, SEPA). Alternative Zahlungswege sind nach vorheriger Vereinbarung gegen Aufpreis von 7,50 € zzgl. USt. pro Vorgang möglich.

Bei Zahlungsverzug fallen die gesetzlichen Verzugszinsen sowie eine Verzugspauschale in Höhe von 40,00 € an. Rücklastschriften berechnen wir mit 25,00 € je Vorfall. Bei mehr als 30 Tagen Zahlungsverzug ist Flicono AI berechtigt, den Zugang des Kunden zu sperren.

Flicono AI darf die Vergütung jährlich angemessen anpassen, insbesondere wenn sich Kostenfaktoren wie Löhne, Cloud-Hosting oder Lizenzkosten verändern. Eine Anpassung wird frühestens einen Monat nach Zugang der Mitteilung wirksam. Bei einer Erhöhung um mehr als 5 % steht dem Kunden ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.

§ 9 Minderung, Aufrechnung, Zurückbehaltung

Eine Minderung scheidet aus, soweit Flicono AI Störungen innerhalb angemessener Frist behebt. Aufrechnung mit Forderungen des Kunden ist nur zulässig, soweit diese unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Zurückbehaltungsrechte stehen dem Kunden nur wegen Ansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis zu.

§ 10 Haftung

Flicono AI haftet unbeschränkt für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und bei Übernahme einer Beschaffenheitsgarantie.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Flicono AI nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), und zwar begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen, insbesondere für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden.

Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss bereits vorhandene Mängel gemäß § 536a BGB ist ausgeschlossen.

Ansprüche aus Produkthaftungsgesetz und gesetzliche Mindesthaftung bleiben unberührt. Diese Haftungsregelungen gelten auch für die persönliche Haftung von Mitarbeiter:innen, Vertreter:innen und Erfüllungsgehilfen.

Schadensersatzansprüche gegen Flicono AI verjähren in 12 Monaten ab gesetzlichem Verjährungsbeginn, soweit kein gesetzlich zwingender längerer Verjährungsbeginn vorliegt.

§ 11 Kündigung, Vertragsbeendigung

Das Recht zur ordentlichen Kündigung gemäß § 3 dieser AGB bleibt unberührt. Beide Parteien haben das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund, insbesondere bei nachhaltiger Vertragsverletzung der Gegenseite trotz Abmahnung.

Nach Vertragsende stellt Flicono AI dem Kunden seine Daten für 30 Tage in einem exportierbaren Format zur Verfügung (CSV/JSON). Danach werden die Daten unwiderruflich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

§ 12 Datenschutz

Flicono AI verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach Maßgabe der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Soweit der Kunde personenbezogene Daten Dritter (z. B. seiner Kund:innen) in der Plattform verarbeiten lässt, schließen wir mit dem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Der AVV ist als mail@flicono.com separat anforderbar.

Test-Accounts dürfen nur zu Testzwecken genutzt werden. Werden auch im Test-Account personenbezogene Daten Dritter verarbeitet, gelten die Pflichten zum Abschluss eines AVV auch für Testzugänge.

§ 13 Öffentlichkeitsarbeit

Beide Parteien sind berechtigt, die jeweils andere Partei nach vorheriger Zustimmung als Referenzkunden bzw. Vertragspartner zu nennen (Name, Logo, Branche), insbesondere auf der Website, in Pitch-Decks und Marketing-Materialien.

§ 14 Schlussbestimmungen

Schriftform

Änderungen, Ergänzungen und Nebenabreden bedürfen zur Wirksamkeit der Textform (E-Mail ausreichend). Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Klausel.

Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Da die Verträge ausschließlich mit Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen geschlossen werden (§ 1 dieser AGB), ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag — soweit gesetzlich zulässig — Mobile, Alabama (USA), Sitz der Flicono LLC. Flicono LLC ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

Hinweis: Diese AGB sind aus den allgemeinen Geschäftsbedingungen der Flicono LLC abgeleitet und auf die deutsche/europäische Variante Flicono AI angepasst. Vor dem Launch ist eine juristische Endabnahme dringend empfohlen.