Datenschutzerklärung

Stand: 26. September 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten") innerhalb unserer Online-Angebote (Website flicono.ai und Web-Anwendung app.flicono.ai) und der damit verbundenen Funktionen und Inhalte. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten verweisen wir auf die Definitionen in Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Flicono LLC
PO Box 66124
Mobile, AL 36660-1124
United States
Vertreten durch: Thomas Kramer (Managing Member)
E-Mail: mail@flicono.com
Telefon (DE): +49 (0) 15678 809300 · Telefon (US): +1 (251) 229-0253

Flicono AI ist ein Produkt-Angebot der Flicono LLC, verfügbar unter app.flicono.ai und flicono.ai.

2. Arten der verarbeiteten Daten

• Stamm- und Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Firma)
• Inhaltsdaten (Auftragsdaten, Kundenakten, hochgeladene Belege, in der App erfasste Notizen)
• Kommunikationsdaten (Mail-Inhalte aus verbundenen Postfächern via IMAP, Messenger-Nachrichten innerhalb der App, Anhänge)
• Standort- und Fahrzeugdaten (GPS-Position der Fahrzeuge, Tour-Verlauf, Geofencing-Ereignisse, nur sofern aktiv genutzt)
• Zahlungs- und Vertragsdaten (Tarif, Rechnungsnummer, IBAN/Stripe-Token, Zahlungsstatus; Zahlungsmittel werden bei unserem Dienstleister gespeichert)
• Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Klick-Pfade, Verweildauer, Sitzungsdauer)
• Meta- und Kommunikationsdaten (IP-Adresse, User-Agent, Zugriffszeit, übertragene Datenmenge)

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung des Online-Angebots, seiner Funktionen und Inhalte
• Erbringung vertraglicher Leistungen (Disposition, Auftragsmanagement, Routing, Rechnungsstellung)
• Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzer:innen
• Sicherheitsmaßnahmen (Missbrauchserkennung, Anti-Spam, Audit-Log)
• Reichweitenmessung / Produktverbesserung (aggregiert, ohne Personenbezug)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Aufbewahrung, GoBD, Steuerrecht)

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z. B. Newsletter)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Bereitstellung der App, Kontoeröffnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Steuer, Buchhaltung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Sicherheit, Produktverbesserung)

5. Empfänger und Sub-Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die uns bei der Bereitstellung von Flicono AI unterstützen. Mit allen Empfängern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Übermittlung in Drittländer

Sofern wir Daten in einem Drittland (außerhalb der EU bzw. des EWR) verarbeiten, geschieht dies ausschließlich, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist und auf Grundlage angemessener Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission). Für die USA stützen wir uns zusätzlich auf das EU-US Data Privacy Framework, sofern der jeweilige Anbieter zertifiziert ist.

7. Speicherdauer

• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen (Handelsrecht: 6 Jahre, Steuerrecht: 10 Jahre).
• Messenger-Nachrichten im Papierkorb / Spam-Ordner: automatische Löschung nach 30 Tagen.
• Fahrzeug-Positionshistorie: rollende Speicherung, Detail-Werte werden nach 90 Tagen aggregiert.
• Server-Logfiles: 14 Tage zur Missbrauchserkennung.
• Audit-Log (Admin-Aktionen): 24 Monate.

8. Rechte der Betroffenen

Du hast das Recht:

• auf Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• auf Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht,
• auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten Format (Art. 20 DSGVO),
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. der für deinen Wohnort zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen richtest du bitte an mail@flicono.com mit dem Betreff „Datenschutz".

9. Cookies und vergleichbare Technologien

Wir verwenden auf flicono.ai und app.flicono.ai nur technisch notwendige Cookies. Für die Reichweitenmessung der Website setzen wir keine Cookies ein (siehe 9.1). Einwilligungspflichtige Cookies verwenden wir nicht, deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner. Eine Übersicht der verwendeten Cookies, deren Zweck und Speicherdauer findest du auf der Cookie-Informationsseite.

9.1 Reichweitenmessung ohne Cookies (Vercel Web Analytics)

Auf der Marketing-Website flicono.ai messen wir die Reichweite mit Vercel Web Analytics (Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA). Erfasst werden ausschließlich aggregierte Angaben zum Seitenaufruf: aufgerufene Seite, verweisende Quelle, Land, Gerätetyp, Betriebssystem und Browser.

Dabei werden keine Cookies gesetzt und es wird nichts auf deinem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert; sie fließt lediglich in einen nicht umkehrbaren Kurzzeit-Hash ein, der täglich verworfen wird und keine Wiedererkennung über den Tag hinaus erlaubt. Es entstehen keine Nutzerprofile, und die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Auswertung der Websitenutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da kein Zugriff auf Informationen in deinem Endgerät erfolgt, ist eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für Übermittlungen in die USA gelten Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

10. Webserver-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch technische Daten in sogenannten Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Referrer-URL, User-Agent, abgerufene Ressource, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge. Diese Daten dienen ausschließlich der Funktionsfähigkeit und Sicherheit unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

11. Mail-Integration via IMAP / OAuth

Wenn du dein Mail-Postfach mit Flicono AI verbindest (z. B. Gmail, Outlook, oder eigener IMAP-Server), werden die in deinem Postfach enthaltenen Nachrichten von Flicono AI abgerufen und verarbeitet. Die Verarbeitung dient ausschließlich der vertraglich vereinbarten Funktionen (Auftragsparsing, Messenger-Threading, KI-Zusammenfassungen).

Wichtig: Da E-Mails häufig personenbezogene Daten Dritter enthalten, bist du als Nutzer:in verantwortlich dafür, dass du das Recht hast, diese Daten an uns zu übermitteln, und dass deine Datenschutzhinweise an deine Kund:innen die Nutzung von Flicono AI als Auftragsverarbeiter abdecken.

12. KI-Verarbeitung durch Anthropic Claude

Zur automatischen Verarbeitung von Mails, Aufträgen und Texten setzen wir Claude von Anthropic ein. Dabei werden die jeweils zu verarbeitenden Inhalte über eine verschlüsselte API-Schnittstelle an Anthropic übermittelt. Anthropic verwendet API-Daten ausdrücklich nicht für das Training seiner Modelle. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln und einem AVV mit Anthropic.

13. Nutzung von Google-Nutzerdaten

Wenn du dein Google-Konto mit Flicono AI verbindest, greifen wir ausschließlich auf die Daten zu, die für die von dir gewählte Funktion nötig sind:

• Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse und Profilbild, um dich zu identifizieren und deinem Konto zuzuordnen.
• Kalender: Lesen und Schreiben von Terminen, um deinen Flicono-Kalender mit Google Calendar abzugleichen.
• Gmail: Lesen, Kennzeichnen und Versenden von Nachrichten, um dein Postfach im Messenger darzustellen, Aufträge und Termine daraus zu erkennen und Antworten in deinem Namen zu senden.
• Kontakte: Abgleich deiner Google-Kontakte mit dem Flicono-Adressbuch.
• Drive: Zugriff ausschließlich auf Dateien, die du in Flicono AI auswählst oder die Flicono AI selbst dort ablegt.

Die Verwendung und Weitergabe der über Google APIs empfangenen Daten durch Flicono AI richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Anforderungen. Das heißt konkret:

• Wir verwenden Google-Nutzerdaten ausschließlich dazu, die von dir angeforderten Funktionen bereitzustellen.
• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht für Werbung und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht, um allgemeine KI- oder Sprachmodelle zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern. Die in Abschnitt 12 beschriebene Verarbeitung durch Anthropic Claude erfolgt ausschließlich als Auftragsverarbeitung für die jeweilige Funktion; Anthropic nutzt diese Inhalte ausdrücklich nicht für das Training seiner Modelle.
• Wir geben Google-Nutzerdaten nur weiter, soweit dies zur Bereitstellung der Funktion erforderlich ist (siehe Abschnitt 5), du ausdrücklich einwilligst, es aus Sicherheitsgründen nötig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
• Mitarbeitende von Flicono AI lesen deine Google-Daten nicht, außer du willigst für einen konkreten Supportfall ausdrücklich ein, es ist zur Abwehr von Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen erforderlich oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Du kannst die Verbindung jederzeit in Flicono AI unter Einstellungen, Integrationen trennen oder den Zugriff in deinem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions entziehen. Nach dem Trennen löschen wir die gespeicherten Zugriffsschlüssel unverzüglich. Aus Google übernommene Inhalte löschen wir, sobald sie für die Funktion nicht mehr benötigt werden, spätestens nach den in Abschnitt 7 genannten Fristen.

14. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe Ltd. (Sitz Irland). Stripe erhält die zur Zahlungsdurchführung erforderlichen Daten (Name, Zahlungsmittel, Betrag). Wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten, nur ein verschlüsseltes Stripe-Token zur wiederkehrenden Belastung. Datenschutzhinweise von Stripe: stripe.com/de/privacy.

15. Reseller- und Mandantenkonzept

Flicono AI kann von Reseller-Partnern unter eigener Marke (Whitelabel) angeboten werden. Wenn du dich über einen Reseller registrierst, ist neben Flicono AI auch der jeweilige Reseller datenschutzrechtlicher Mit-Verantwortlicher (Art. 26 DSGVO) für die in deinem Mandanten verarbeiteten Daten. Wir treffen dazu eine separate Vereinbarung mit dem Reseller. Auf Anfrage nennen wir dir die jeweilige Reseller-Identität.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.